Administrative Assistant

Role :
Relevant de la directrice et secrétaire adjointe, l'adjoint appuie l'équipe Secrétariat d'entreprise dans l'atteinte des objectifs d'affaires en traitant avec rigueur et professionnalisme un certain nombre de tâches décrites ci-dessous et en favorisant la collaboration et le travail d'équipe.
 
Main responsibilities :
Assister les membres de l'équipe dans : L'organisation des réunions du conseil d'administration et ses comités; La préparation du calendrier des réunions; Le maintien à jour des listes et registres concernant les membres du conseil d'administration et du comité de direction; La préparation de documents et rapports en lien avec des demandes réglementaires et le rapport annuel; Les modifications aux délégations de pouvoirs; La rédaction et le maintien à jour des descriptions de tâches; La gestion des accès à diverses applications et la gestion documentaire. Rédiger des lettres et documents divers et préparer des présentations; Réserver les salles de réunion, effectuer les inscriptions des visiteurs et toute autre demande de services auprès des Services d'affaires ou du Centre de services; Effectuer les réservations (transport et hébergement) en lien avec les déplacements des membres du conseil d'administration; Effectuer toute autre tâche connexe demandée par les membres de l'équipe.
 
Requirements :
Diplôme d'études collégiales en technique de secrétariat; Minimum de dix (10) années d'expérience dans un rôle d'adjointe; Une combinaison équivalente de scolarité et d'expérience pourra être prise en considération; Excellente connaissance des langues française (parlé et écrit) et anglaise (parlé et écrit); Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, plus particulièrement PowerPoint et Word.
 
Skills :
Fortes habiletés relationnelles et communicationnelles; Sens de la collaboration et du travail en équipe; Sens de l'organisation; Rigueur; Autonomie; Sens de l'initiative.   Nous communiquerons seulement avec les candidats retenus pour une entrevue.

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